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これは知っておいてほしい!実務に役立つショートカットキー

IT業界に限らず、仕事をしていく上で資料作成は欠かせないもの。少しでも効率よく作成したいですよね。
そんなときに知っておくと便利なショートカットキーを教えちゃいます! 基本的な機能から、私が実際に使っていてこれは便利!と思っている機能をご紹介します。

なぜショートカットキーを使うのか

なぜショートカットキーを使うのか。・・・それは、マウスを使うよりも圧倒的に効率がいいからです。
MicroOfficeのアプリケーションもどんどん進化し、マウスで操作することに重きを置いて改良されていますが、 効率的に素早く仕上げようと思ったら、ショートカットキーを使う方がダントツで早いです。

まず言えるのは、キーボードからいちいちマウスまで手を動かさなければならないことです。 たったそれだけのことで・・・と言いたくなりますが、ショートカットキーを覚えてくると、このマウスまでの手の移動が煩わしくなります。 この手の移動を積み上げていくと、大きな時間ロスになりますよね。

次に、毎回ツールバーから機能を探さなければなりません。 お目当ての機能に行き着くまでに、いろんなタブをクリックしないといけません。 これも先ほどの手の移動と同じように、煩わしく、そして時間のムダです。
ショートカットキーが使えると、これらの時間が削減され、キーボードに手を置いた状態で作業ができます。 これが長時間ともなれば、マウスを使うよりかなり楽に感じるでしょう。
覚えるまでが少々大変ですが、手が覚えてしまえばこっちのもんです! 最初は時間がかかりますが、慣れてくるまでは我慢して続けてみてください。

基本のショートカットキー

両手10本の指をフル活用しよう!

キーボードを打つのに、決まった指しか使わない・・・なんて人もいますよね。
この両手10本の指をフル活用することで、手の動きを効率化し、キーボードの入力を楽にしてくれます。
決まった入力方法なんてものはありませんが、今回は私が長年使っていて、最も効率的だと思う指の使い方も合わせて書いていきますので、 ぜひ参考にして頂き、ご自分で入力しやすいよう、アレンジしてみてください!

まずは基本的なところから。

ショートカットキー機能指の使い方
Ctrl+CコピーするCtrl(左⑤)+C(左②)
Ctrl+V貼り付けるCtrl(左⑤)+V(左②)
Ctrl+X切り取りCtrl(左⑤)+X(左③)
Ctrl+S保存するCtrl(左①)+S(左②)
②で①の上から被せるように
Ctrl+Z戻るCtrl(左①)+Z(左②)
スクロールできます
ショートカットキー機能指の使い方使うシーン
Ctrl+Tab同一アプリケーションでの
ファイルを切り替える
Ctrl(左①)+Tab(左③)例えばExcel使用中にこの機能を使うと、立ち上がっている他のExcelファイルに切り替えることができます。
ExcelのVLOOKUP関数の際、他のファイルからデータを参照する場合、この機能がとっても便利です。
Alt+Tabアプリケーションを
切り替える
Alt(左①)+Tab(左③)例えばExcel使用中にこの機能を使うと、立ち上がっている他のアプリケーション(OutlookやEdgeなど)に
切り替えることができます。
Excelの内容をPowerPointに貼り付けたい場合などに使います。
Win+Vクリップボードを開くWin(左⑤)+V(左②)Ctrl+Vは直前にコピーしたセルしか貼り付けられませんが、クリップボードにはいくつかコピーをした情報が残っています。これを呼び出すことができるので、何度もコピーをしなくてもよくなり、とっても便利です!

Excelのショートカットキー

最もショートカットキーを使うのがExcelでの作業です。
特にたくさんのデータを使って集計作業などをするとき、マウスで選択しているとお目当てのセルを過ぎちゃったり、データのないセルまで飛んで行っちゃったりしませんか。

そんなときショートカットキーは本当に便利です。ただ、すべての機能をショートカットキーで行う必要はありません。
私もショートカットキー知っているけど、マウスの方が使いやすい、またあえてマウスを使っているなんて機能もあります。
私の場合は、繰り返し作業などはショートカットキーを使いますが、ちょっと一呼吸おいて考えたい、じっくりセルをチェックしながら操作したいなんて場合は、あえてマウスを使います。
みなさんもまずはショートカットキーを覚えた上で、自分のスタイルに合った使い方にしていってくださいね!

スクロールできます
ショートカットキー機能指の使い方使うシーンなど
Ctrl+方向キー方向キーの方向へセルの端まで移動Ctrl(左④)+方向キー(右②③④)データの端まで一気に飛べるので、データが何行、何列あるのかなど確認するときに便利。
Shift+方向キー1セルずつ選択Shift(左④)+方向キー(右②③④)
Ctrl+Shift+方向キー方向キーの方向へセルを選択しながら端(空白まで)移動Ctrl(左④)+Shift(左③)+方向キー(右②③④)Ctrl+Shift+右キー+下キーで、データベースの範囲を選択できます。
ピボットテーブルを作成する際によく使います。
F2セルを編集可能状態にするF2(左③)セルの中身を編集するときに使います。
F4ひとつ前の作業を繰り返すF4(左③)これがショートカットキーの中で一番便利!と思えた機能。値の貼り付けなどを繰り返し行いたい場合に、セルの移動とこのF4だけでできちゃいます!
Alt→E→S→V値の貼り付けAlt(左①)→E(左③)→S(左③)→V(左②)Altから順番に押していきます。ちょっと長いですが、値の貼り付けは資料作成でよく使われるので、ぜひ覚えてください。
Alt→E→S→T書式の貼り付けAlt(左①)→E(左③)→S(左③)→T(左②)セルの値を変えずに、書式だけを貼り付けたい場合に使います。
Alt→E→S→F数式の貼り付けAlt(左①)→E(左③)→S(左③)→F(左②)セルの書式を変えずに、数式だけ貼り付けたい場合に使います。
Alt→D→F→FオートフィルターAlt(左①)→D(左②)→F(左②)→F(左②)オートフィルターをかけたいセルを選択してから使います。フィルターのプルダウンはAlt+下方向キーで開きます。
Ait→I→R行の追加Alt(左①)→I(右③)→R(左③)選択したセルの上に行が入ります。R=行を覚えておくとよいです。
Alt→I→C列の追加Alt(左①)→I(右③)→C(左②)選択したセルの前に列が入ります。C=列を覚えておくとよいです。
Ctrl+F1セルの書式設定Ctrl(左①)+F1(左③)セルの書式を変更したいとき、罫線を細かく設定したいときに使います。
Ctrl+F検索Ctrl(左⑤)+F(左②)ファイルやブック内で検索するときに使います。
Ctrl+;今日の日付を入力するCtrl(左④)+;(右③)データの記入日など今日の日付を入れたいときに使います。ちなみに、Ctrl+:で現在の時間が入ります。(記載は24時間表示)
Alt→W→F→Fウィンドウ枠の固定Alt(左①)→W(左③)→F(左②)→F(左②)選択したセルの上の列と左の行が固定されます。先頭行の固定の場合は、最後のFをRに、先頭列の固定の場合は、最後のFをCにするだけです。
Alt→D→P→Pピボットテーブルの作成Alt(左①)→D(左②)→P(右③)→P(右③)ピボットテーブルを作成するときには事前にデータの範囲を選択します。Shift+Ctrl+方向キーで選択後、そのままショートカットキーでピボットテーブルを作成すると効率がよいです。
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